CRM・SFAのデータ移行の手順：CSV整理から検証・切り替えまで

CRM・SFAのデータ移行は、対象データを決め、CSVなどに書き出し、整理し、少量で試験的に取り込んで確認してから、全件を移すという順で進めます。いきなり全件を取り込むと、文字化けや項目のずれ、重複に気づくのが遅れ、やり直しに時間がかかります。この記事では、データ移行の段取りを、チェック項目つきで説明します。

移行の全体像

段階	内容	目安の期間
1. 計画	対象データ、担当、スケジュール、停止期間を決める	1〜2週間
2. 抽出	現行製品からCSV等で書き出す	数日
3. 整理	重複、表記ゆれ、不要データを整える	1〜3週間
4. マッピング	旧項目と新項目の対応表を作る	数日
5. 試験インポート	少量で取り込み、結果を確認	数日
6. 本番インポート	全件を取り込む	数日
7. 検証・切り替え	件数や内容を確認し、切り替える	1週間程度

期間は、データ量や整理の状態で大きく変わります。

1. 対象データを決める

すべてのデータを移す必要はありません。次の分類で、移す・移さない・別に保管するを決めます。

移す：現在も取引のある顧客、進行中の案件、直近の活動履歴
整理して移す：過去の受注先、休眠顧客（営業の再開に使う可能性があるもの）
別に保管：長期間接点のないデータや、参照のみで足りるもの（旧製品のエクスポートファイルとして保管）
移さない：重複、テスト用データ、明らかに不要なもの

法令や社内規程で、取引記録の保存が必要なものは、保存期間の間は適切に保管してください。個人データは、利用目的の範囲で、必要がなくなったときは遅滞なく消去するよう努めることが、個人情報保護法で求められています。

2. 現行製品からのエクスポート

多くの製品は、CSV形式でのエクスポート機能や、APIでのデータ取得を備えています。確認する点は次のとおりです。

取引先、担当者、案件、活動履歴、メモ、添付ファイルなど、どのオブジェクト（種類）が書き出せるか
添付ファイルや、メールの履歴は、別の方法が必要な場合がある
項目間の関連（取引先と担当者の紐づけ、案件と取引先の紐づけ）が、IDなどで保持されるか
書き出しの権限と、一度に書き出せる件数の上限

関連性が失われると、移行先で「誰の案件か分からない」状態になります。関連のキー（ID）を含めて書き出すことが重要です。

3. データの整理（クレンジング）

会社名の表記ゆれ（「株式会社」の位置、全角・半角、スペース）を統一する。
重複を統合する。同じ会社でも、住所や部署が違う場合は慎重に判断する。
電話番号、郵便番号、日付、金額の形式を統一する。
必須項目の欠損を補う。補えない場合は、移行先でも必須にしない、または空欄を許容する設計にする。
選択肢（ステータスや業種など）の値を、新製品の選択肢に合わせて統一する。

4. 項目のマッピング

旧製品の項目と、新製品の項目の対応表を作ります。

旧項目	新項目	変換ルール	備考
会社名	取引先名	そのまま	表記統一済み
担当営業	所有者	社員番号またはメールで対応	退職者の扱いを決める
ステータス（A〜D）	フェーズ	A→初回商談、B→提案…など	段階の定義が違う場合は協議
金額	見込み金額	税抜に統一	税込の混在に注意

担当者（所有者）のデータは、新製品のユーザーと紐づけます。退職者の案件は、引き継ぎ先の担当者に割り当てるなどのルールを事前に決めておきます。

5. 試験インポートと検証

10〜20件で試験的に取り込み、次を確認します。

文字化けがないか（CSVの文字コードは、UTF-8かShift_JISかで、読み込みの設定が必要な場合があります）。
日付、金額、選択肢が正しく入っているか。
取引先と担当者、案件の紐づけが正しいか。
所有者（担当営業）が正しく割り当てられているか。
検索や一覧の表示で、想定どおりに見えるか。

問題がなければ、全件を取り込みます。取り込み後は、件数の突き合わせ（旧：何件、新：何件）と、重要な顧客の目視確認を行います。

6. 切り替えと旧データの扱い

切り替え日を決め、その日以降は、旧製品への入力を止める。
並行稼働の期間を設ける場合は、入力先を一つに決め、周知する。
旧製品の契約が終了するまで、エクスポートしたデータは別途、安全な場所に保管する。
契約終了後の、データの削除と、削除の証明書の発行が可能かを、提供元に確認する。

計算例：検証の件数確認（仮の数字）

旧製品の取引先が3,200件、整理で重複を150件統合し、休眠の200件を別に保管するとします。移行先の期待件数は 3,200 − 150 − 200 = 2,850件です。取り込み後に件数が異なる場合は、取り込みエラーのログを確認してください。

つまずきやすい点

文字コードの違いによる文字化け。
関連付けのキーの不備による、紐づけの欠落。
日付のフォーマット（年月日の順、区切り文字）の相違。
自動化・ワークフロー・独自のレポートは、データではなく設定なので、移行先で再設定が必要。
添付ファイルやメールの履歴は、移行できない場合がある。

移行後の運用を見直す

データ移行は、取り込んだ時点で終わりではありません。切り替えから1か月ほどは、現場から「あの顧客が見つからない」「金額が違う」といった指摘が集まります。指摘は、移行時のマッピングや整理の漏れを見つける手がかりです。窓口を一つに決め、内容を記録して、修正の必要なデータをまとめて直すと効率的です。また、移行の際に決めた項目の定義や変換ルールは、文書として残しておくと、次の見直しや将来の乗り換えのときに役立ちます。

よくある質問

移行は自社でできますか、外注すべきですか？

データ量が少なく、整理の状態がよければ、自社でできます。複雑な関連や大量のデータ、独自の項目が多い場合は、提供元やパートナーの支援を検討してください。

活動履歴（メモや商談の経緯）は移せますか？

製品によります。メモの形で取り込める場合もあれば、移行が難しい場合もあります。重要な履歴は、PDFやCSVの形で別途保存する手もあります。

移行中に営業が止まりますか？

並行稼働や、休日の切り替えなどで、営業への影響は抑えられます。切り替え日の前後は、入力のルールを明確にして周知してください。

参考・公式情報

個人情報保護委員会 — 個人データの取り扱いと、保存・消去の考え方
IPA 独立行政法人情報処理推進機構 — データの管理・セキュリティに関する情報
経済産業省 — DXに関する手引き